Завършете повече с правилото на 3

{h1}

Към края на 2016 г. производителността ми направи голям скок напред. Първият катализатор отне няколко седмици, за да следи усърдно времето ми, и следователно разберете къде точно се губи. Това беше изключително полезно упражнение.


Вторият катализатор беше откриването на „Правилото на 3“, за да работи умишлено през моя ден, а не реактивно.

Какво е правилото на 3?


Въпреки че това е концепция, която се обсъжда в различни блогове и книги, автор Крис Бейли определя го по този начин: „В началото на всеки ден, преди да започнете да работите, решете кои три неща искате да постигнете до края на деня. Правете същото в началото на всяка седмица. '

Това е проста, но същевременно променяща играта концепция. Въпреки че всъщност е доста лесно да се изпълни, по-долу ще ви преведа причината, поради която е толкова важно да се направи, както и някои бързи съвети за използване на Правилото 3 до неговия максимален потенциал.


Преди да започнем, нека направим кратко нулиране на това, което смятаме за производителност.



Бързо предефиниране на производителността

Хората често мислят за производителността като за количество неща, които са свършили - измерим брой задачи. Колкото повече полета са отметнати от списъка със задачи, толкова по-продуктивен е един ден.


По-просто казано, това е ужасен начин да определите производителността си.

Предполага се, че всеки елемент от вашия списък има еднаква стойност и това просто не е така.


Ако вашият списък със задачи съдържа 15 неща, но само едно от тях е наистина важно да се свърши днес, каква полза от това, ако 14 от 15 елемента са отметнати и въпреки това най-важният елемент остава?

По-добрият начин да се доближите до вашата производителност е да задавате прост въпрос в края на всеки ден: „Направих ли това, което възнамерявах?“ Или както казва Бейли: „Производителността не е свързана с правенето на повече неща - това е с правилните неща.'


Винаги има много добре неща, които да зачеркнат списъка ви със задачи, но превъзходната производителност изисква справяне с най-добре нещата първо. Нещата, които имат най-голям лост и възвръщаемост на инвестициите, за да ви приближат до целите ви.

За да определите какви са тези неща, трябва да знаете резултатите, които трябва да се случат, за да имате успешен и продуктивен ден / седмица / месец / година. След това трябва да помислите за нещата, които бихте могли да направите, които биха добавили най-голяма стойност за вашата компания или бизнес, и да постигнете тези резултати.


В моя случай например нещата, които най-много добавят стойност в работата ми на уебсайта и подкаста на AoM, включват подготовка на статии, подреждане на гости на подкаст и продуциране на шоуто и писане на статии. Резултатите в тези случаи са наличието на качествени статии, готови да натиснат „Публикуване“, привличане на страхотни гости в графика и първокласни шоута в готовност и изпращане на статии до моя редактор.

Ако основното ми, най-важното намерение в даден ден е да завърша писането на статия, но съм се наложил от по-малко значими неща в моя списък със задачи, тъй като по тях е било по-лесно да работя и да ги отметна, тогава няма да мога отговорете на въпроса „Направих ли това, което възнамерявах?“ утвърдително.

За да повторя: производителността не е свързана с количество на задачите, които сте маркирали, но дали сте изпълнили нали неща и сте свършили важните, предвидени задачи, които ще добавят стойност към вашия бизнес.

Ползите от прилагането на правилото от 3

„Вашият ден ли е по дизайн или по подразбиране?“ –J.D. Майер

Вместо да имате текущ списък от 10, 20 или дори повече елементи от ежедневния ви списък със задачи, или по-лошо, влизайки в работен ден сляпо и без каквато и да било посока, има много ползи от простото записване на 3-те най-много важни неща, които искате да свършите, и да им дадете своя лазерен фокус и най-висока енергия.

Ти работиш умишлено отколкото реактивно. Много хора работят въз основа на приноса, който получават през целия ден - графикът им по подразбиране се случва и идва от момента, в който седнат на бюрото си: телефонни обаждания, на които трябва да се отговори, имейли, които се нуждаят от отговори, шеф, който им напомня за нещо, което те забравиха да направят. Когато използвате Правилото на 3, обаче, вие проектирате деня си въз основа на вашата длъжностна характеристика и това, което ще добави най-голяма стойност към вашия бизнес. Не бихте ли предпочели работата на вашата визитка пред работата на Office Firefighter? Не влизайте в деня си без план; това е рецепта за контролиране от външни влияния, а не от най-важното.

Поддържа ви на път, когато слезете от пистата. Ако сте като мен, през деня сте имали моменти, в които се придвижвате към реалността и не само осъзнавате, че сте били разсеяни в продължение на 30 минути, но дори не можете да си спомните върху какво сте работили преди. Когато имате изписани 3 елемента с висок приоритет, винаги можете да се обърнете към тях и да знаете точно какво се случва и какво трябва да се случи през останалата част от деня.

Достатъчно просто е, че всъщност ще го направите. Един от проблемите на системите за производителност е, че те често се усложняват прекалено. Не мога да мисля за Дейвид Алън Първи неща без да бъдете претоварени. Правилото на 3 е достатъчно просто, за да го правите всеки ден (и седмица). Всичко, което трябва да направите, е да се научите да приоритизирате кои са 3-те най-важни неща (способност, която идва с времето и повторението).

Маловажните задачи се размазват. В списъка ви със задачи задължително има неща, които просто не са много важни. Вместо да прехвърляте тези задачи от ден на ден и от седмица на седмица, ще разберете, че ако никога не са постигнали вашето правило 3, всъщност може изобщо да не им се наложи да свършат или може би някой друг е по-добре оборудван. Не позволявайте на маловажните неща да затруднят вашата производителност.

Запазва вашите надзорници / екипи от претоварване. Вместо да изпратите на ръководителя си раздут списък с неща, които правите, защо просто не предадете трите най-важни неща с добавена стойност? Много по-вероятно е те да обърнат внимание, както когато представяте това, което правите, така и съобщавате положителни резултати. Те няма да се интересуват толкова от лесните задачи, които се очаква да направите, но ще бъдат впечатлени, когато можете да посочвате 3 неща всеки ден и седмица, които наистина добавят стойност за компанията.

Същото важи и за отборите. Ако отговаряте за екип за стартиране на продукти, не искате да им давате сто неща, които трябва да направят в даден ден. Осигурете 3 първични резултата, колкото и малки да са, за да се свършат за един ден и е много по-вероятно да видите последователни и положителни печалби през целия проект и вашият екип няма да се почувства претоварен и затънал.

Съвети за извличане на максимума от правилото на 3

Както беше отбелязано в горната част, прилагането на Правилото на 3 е много просто по концепция: напишете 3-те най-важни неща, които трябва да свършите този ден. Но има няколко съвета, които да предадете, за да извлечете максимума от него.

Използвайте Правилото на 3 не само за деня си, но и за седмицата, месеца и годината. Както споменах, Правилото на 3 може да се отнася за много повече от вашия ден. Използвайте го, за да планирате седмицата и месеца си, като очертаете 3-те най-важни резултата за всеки съответен период от време, след което планирате седмиците / дните си въз основа на по-малките действия, които трябва да се случат, за да се постигнат тези резултати. Това може да е по-трудно поради малко по-големия обхват (според моя опит е по-лесно да мислим за неща, които трябва да се свършат днес), но представете се в петък следобед или в края на месеца и попитайте какво би причинило най-голяма болка ако не беше направено.

Използвайте хартиен тефтер. Както при всичко свързано с производителността в наши дни, вие със сигурност можете да използвате тази система цифрово. Напишете бележка на вашия iPhone, запишете я в Evernote и т.н. Но в целия ми прочит и собствения ми опит с Правилото на 3 изглежда общоприето, че хартията е най-добрата. Изписването му на ръка върху осезаем лист хартия го прави по-запомнящ се - по-добре го отпечатва в мозъка ви. Можете да го държите на бюрото до компютъра си, така че винаги да можете да го видите и да останете на път, вместо да го изгубите като един от стоте интернет раздела или в мобилния си телефон, който се намира в черната дупка на джоба си.

Планирайте деня / нощта преди това. Въпреки че със сигурност можете да направите Правилото на 3, когато влизате на работа сутрин, открих, че съм много по-малко стресиран и улеснявам работата си много по-добре, когато вече знам какво ще правя и мога да ударя земята работи. Вместо да похарчите 20-30 минути от свежата си енергия за планиране, защо просто не скочите направо в нещата? За да се случи това, прекарах последните 15-20 минути от деня си в планиране на Правило 3 на следващия ден, както и отделяне на време за ...

Отразете. В края на деня (и седмица, месец и година), помислете как сте се справили. Реалистични ли бяха целите ви? Бяхте ли твърде амбициозен или недостатъчно амбициозен? С течение на времето ще дойдете да научите какво можете и какво не можете да правите в рамките на определен период от време (извършване на инвентаризация за проследяване на времето ще ускори този процес на обучение!).

Бъдете гъвкави. Ако свършите 3-те си неща, не просто извиквайте за деня и казвайте „Е, свърших това, което трябва, време за отпускане!“ Както казва Дж. Д. Майер в Получаване на резултати по пъргав начин, „Първо забийте трите елемента, които искате да постигнете, а след това отхапайте още.“ И ако не сте свършили 3-те си задачи, бъдете прощаващи. Може би не сте били реалисти. Може би беше просто лош ден. Всички сме ги имали. Красотата на Правилото на 3 е, че започвате от сутрин всяка сутрин, дори ако даден елемент трябва да бъде пренесен.

Реагирайте, когато е необходимо. Колкото и да сме съзнателни с деня си, понякога действията ни все още се основават на нещо, което пристига неочаквано. В тези случаи извършете бързо триаж. В кимване към Дейвид Алън, Майер казва или „направете го, поставете го на опашка, насрочете го или го делегирайте“. За да знаете кое е най-правилното - дали трябва да го направите или да го подадете - можете да се запитате „Кое е най-доброто нещо, което дава на моята работа и компания най-голяма стойност - да направя следващото?“

Имайте лично правило от 3. Когато сте забили Правилото 3 за работа, създайте друг списък Правило 3 (ежедневно, седмично и т.н.) за вашите лични / домашни / семейни цели и задачи. Забийте работния си живот, заковете домашния си живот, управлявайте света!

Когато не съм планирал своето правило 3 за деня, мога да кажа. Моята производителност страда и дори донякъде изненадващо, както и мотивацията ми. Открих, че възможността да изпълнявате 3 важни неща на ден, дори ако това са микрозадачи (като изпращане на имейл) в услуга на по-голям проект, може да бъде истински двигател за чувство на удовлетвореност и постижение с един ден.

Вместо денят ви да се случва по подразбиране, предприемете стъпки, за да го проектирате умишлено сами, като изпълните Правилото на 3.

____________

Източници

Проектът за производителност от Крис Бейли
Получаване на резултати по пъргав начин от J.D. Майер