Как да запазите главата си (и дори да процъфтявате) в бюрокрация

{h1}


Забележка на редактора: Това е пост за гост от Стивън Фортенбъри.

Ако бяхте помолили тези от нас, които сега работят, да опишат нашата идеална работа или път на кариера още тогава, когато току-що завършихме колеж, много от нас щяха да говорят за това да бъдем свой собствен шеф или поне да сме част от малък екип от вземащи решения. Настоящата реалност за повечето от нас обаче е, че ние се оказваме като „анонимни“ членове на големи бюрократични организации и вероятно доста разочаровани от този факт. Чувстваме се като зъбно колело, смачкано от тежестта на организационните механизми и безсилни пред външно продиктуваните политики, процедури и бюрокрация.


За тези, които споделят тази ситуация, предлагам две добри новини.

Първото е, че бюрокрациите не винаги са толкова лоши, колкото ги правим, и всъщност могат да имат своите плюсове, включително факта, че една добре управлявана организация може да постигне по-добро благо в света, отколкото дадено лице би могло да направи самостоятелно. Да бъдеш служител, а не предприемач, също има своите предимства; наред с други неща, всъщност може да е хубаво да не стоите цялата тежест на успеха на начинанието на раменете си.


В същото време възприятието за безсилие в бюрокрацията не е съвсем точно; макар понякога да изглежда трудно, възможно е да се постигнат чувства на свобода на действие в рамките на неговите строгости. По-долу обсъждам как да го направя и да действам ефективно и дори изпълнено, когато сте част от организация.



Пазете ядрото

Докато организациите, достатъчно големи, за да изискват бюрокрация, се формират с ключова цел, много хора смятат, че са привлечени в толкова много посоки, че остават разпръснати и не могат да се фокусират върху нея. За да бъдете ефективни, трябва да знаете каква е всъщност ключовата цел на организацията, да знаете как вашата конкретна роля се вписва в тази цел и да насочите усилията си около тази основна мисия. С други думи: „Поставете първите неща на първо място.“


Полезна практика е да дестилирате разбирането си за вашата конкретна роля в не повече от три мисли, които служат като лещи за филтриране на вашите усилия. Вашата организация съвсем вероятно има мисия и макар това да е добра отправна точка, такива изявления обикновено са твърде широки, твърде неясни и претоварени с модни думи, за да могат хората да ги прилагат ефективно на практика. Вместо това намерете свой собствен начин да опишете кои от вашите отговорности допринасят най-много за постигането на целта на организацията.

Като пример, ето трите мисли, които според мен са в основата на мисията на това, което трябва да правя като учител по математика в гимназията:


  • Оказват положително влияние върху учениците, като развиват подходящи професионални взаимоотношения
  • Постоянно предоставяйте висококачествени инструкции по математика на учениците
  • Подкрепете усилията на други учители за развиване на взаимоотношения с учениците и осигуряване на качествено обучение

След като сте прецизирали набора си от ключови идеи, използвайте този списък, за да насочите усилията си самодисциплина и лична ефективност. Намерете начини да увеличите максимално онези дейности, които допринасят пряко за постигането на основната мисия, и да сведете до минимум онези, които не го правят. Обърнете внимание, че думата „минимизиране“ е била преднамерено избрана, тъй като е практически невъзможно да се премахнат всички дейности, които не отговарят на основните цели на вашата позиция. Например, все още трябва да попълните документите, за които подозирате, че влизат в „черна дупка“; както ще обсъдим, работата със системата е част от играта на дълга игра и придобиването на влияние.

Не трябва обаче да отделяте повече време и усилия за такива задачи, отколкото е необходимо за завършване на задоволителна работа. Отдайте крема на своята енергия за онези задачи, които оказват влияние върху това, което знаете, че е наистина важно.


Работете (С) на системата

След като сте разработили филтър за насочване на вашите цели в рамките на една организация, вашите мисли трябва непременно да се насочат към това как да постигнете тези цели. Докато го правите, важно е да запомните, че не вашата система трябва да контролира, но е вашата система, с която да работите. Имайки това предвид, ще ви помогне да не се поддадете на изкушението да повярвате в това всичко би било по-добре, ако управлявате нещата. Подобна мисъл е опасна по две причини: 1) тя не се привежда в съответствие с реалността, че не управлявате нещата, и 2) отхвърля стойността на организационната мъдрост, развита през безброй години колективна практика. Приемането на това не отслабва общата нужда от подобрение или означава, че вие ​​не сте този, който влияе върху промяната.

Това обаче означава, че трябва да уважавате и да се стремите да разберете причините зад практиките, които виждате. Освен това приемането на реалността, че обикновено трябва да работите в рамките на една система, намалява раздразнението, което е неизбежно, когато очакваме светът да работи по нашия начин. След като това бъде прието, трябва да помислите как ефективно да постигнете основните си цели директно чрез собствените си дейности, така и косвено чрез развитието на влияние в рамките на една организация.


Вземете действие: Директно въздействие

Почти всички от нас имат някакъв набор от задачи, които се очаква да изпълним и за които можем да бъдем поне единствено отговорни. Като учител най-добрият пример би бил моето реално провеждане на уроци в клас. Да, може да ми трябват ресурси от моя училищен район и помощ от други учители. В края на краищата обаче аз заставам пред ученици, които изнасят качествен урок, посредствен урок или лош урок. Във вашия случай това може да са документи, презентации или други продукти, които доставяте вътрешно в организацията или на външен клиент.

Помислете не само за големите неща, върху които имате пряк контрол, но и за малките неща. Просто направете мисловен експеримент, който отчита всички въздействия, независимо колко малко е, че основните ви задачи се изпълняват добре, а след това същите задачи се извършват зле. Почти със сигурност ще откриете, че това, което правите, има значение; дори и да не променя света по същия начин, както някога сте си представяли гимназията или колежа.

Независимо дали задачите са големи или малки, със сигурност ще има нещо или някои неща, които контролирате до голяма степен.

В една бюрокрация също така е сигурно, че съществуват политики и процедури, регулиращи изпълнението на задачите, за които носите крайна отговорност. Може да бъде много изкушаващо да попаднете в капана на превръщането на установените бюрократични политики и процедури в извинение за неспособността ви да извършите качествена работа или да постигнете основната си цел. Въпреки това, вместо да следвате този път, приемете мантрата на Изкуството на мъжествеността: Вземете действие.

Първо, трябва да помислите дали бюрократичните политики и процедури наистина ограничават способността ви да постигнете основните си цели или просто изискват да промените подхода си за постигане на целите. С други думи, това, което ви задържа, е въпрос на предпочитание или същност? Ако става въпрос само за предпочитание, тогава най-добрият път напред може да бъде да приемете предложения метод и да изпълните възможно най-ефективно основните си задачи. Това ще ви помогне да избегнете ненужно търкане и, както ще обсъдим по-късно, ще ви помогне да спечелите по-голямо влияние в дългосрочен план, като избягвате излишни оплаквания.

Ако прецените, че несъгласието относно директивите е въпрос по същество или че това, от което сте помолени, противоречи на здравия разум, може просто да се наложи да намерите начин да утвърдите неодобрението си по тактичен начин (повече за това по-долу). Възможно е вашето предложение да бъде прието или поне да получите известно удовлетворение от това, че сте изразили мнението си.

Друга възможност е да преразгледате тълкуването на това, за което се изисква в политиката или директивата. В опит да се предпазим от всякакъв риск, ние твърде често търсим най-ограничителното тълкуване на дадена политика, за да можем просто да обвиняваме политиката, ако някой някога намери вина в нашите действия. Това не е покана да се отхвърлят всички съображения на политиката и да се действа недобросъвестно. Това обаче означава, че когато се сблъскате с изискване, което се противопоставя на здравия разум, ако се тълкува в най-драконовските термини, трябва да работите, за да намерите тълкуване, което позволява на здравия разум да заеме своето подходящо място. Правейки това може да изисква това увеличавате вашата лична агенция тъй като може да се наложи да поемете отговорност за своето тълкуване на политиката, вместо да разчитате на изрично изявление на пълносърдечно одобрение от мениджъра. Осъзнайте, че понякога е по-добре да поискате прошка, отколкото разрешение, и имайте предвид, че добрият мениджър обикновено цени здравия разум, практическото прилагане на политики и процедури, направени добросъвестно, дори ако не могат изрично да го одобрят.

Получавайте влияние: Косвено въздействие

В допълнение към онези неща, които попадат директно във вашата отговорност, има много други неща, над които имате много малък формален контрол. По ирония на съдбата, често практиките, върху които нямам пряк контрол, са повлияли най-много на отношението ми към работа.

Първата стъпка към ефективното справяне с такива въпроси е да признаете истината, която не можете контрол определения, свързани с тези предмети, и че можете само да се надявате да имате някакво ниво на влияние. Следващата стъпка е да се развие влияние, което е много повече изкуство, отколкото наука. Най-важният принцип, който трябва да имате предвид, когато развивате влияние, е, че хората имат значение, така че е жизнено важно да се държите като те. Да, важно е да имате добри идеи и да развивате логически аргументи. Обаче в крайна сметка други хора взимат окончателните решения в организациите.

Като се има предвид това, когато се опитвам да повлияя на конкретно решение, аз се опитвам да балансирам колко силно съм готов да се „боря” за позицията си с това, което считам за истинската мярка за влияние: дали хората, които всъщност не трябва да продължават да слушат , искам да продължа да слушам думите, излизащи от устата ми. Като слушам, имам предвид, че те всъщност обмислят това, което казвате и честно обмислят да включат вашите препоръки в своето решение. Нямам предвид, че те просто ви благодарят за вашата „откровеност” и не правят нищо с вашия принос. Както беше подчертано по-горе, ние се фокусираме върху решения, които са взети извън вашия пряк контрол. Следователно, ако човекът или групата, която взема решение, не иска повече да ви слуша поради предишни взаимодействия, тогава не можете да повлияете на никакви решения. Следователно, има много малко аргументи, които си струва да пожертвате работеща връзка с взимащ решение или група. Отвъд този ръководен принцип се опитвам да имам предвид следните идеи по отношение на развиващото се влияние:

Доверието отнема време. Доверието е най-важната съставка за влияние. Не очаквайте да установите доверие чрез няколко взаимодействия или чрез фалшива искреност. Доверието, особено в бюрократична обстановка, се установява чрез истинска последователност, на която другите могат да разчитат. Това включва както лични взаимодействия, така и наблюдения на другите дали компетентно изпълнявате ежедневните задачи, които са под ваш контрол. По ирония на съдбата, как се представяте при по-големите си, по-целенасочени задачи, често се забелязва по-малко от това дали попълвате малките административни неща - като например дали някакъв формуляр е бил подаден навреме - защото е по-лесно наблюдаем и количествено измерим. Без значение върху какво работите, може дори да не знаете, че сте наблюдавани, което е още една причина постоянно да се грижите за ежедневните си задължения.

Хората наистина ценят, когато им улеснявате работата и често не ви отнема много, ако има такива, допълнително време. Кой мислите, че човек, който взема решения, иска да изслуша: 1) човекът, който обикновено пропуска крайни срокове за документите, които всъщност нямат значение, но трябва да се свършат, или 2) човекът, който постоянно се грижи за светските задачи, без се казва?

„Никога не се оплаквайте; никога не обяснявайте ”. . . и никога, никога не се оплаквайте от неща, които са ваша отговорност. Максимата „Никога не се оплаквайте; Никога не обяснявайте”Е отличен съвет като цяло и още повече в бюрокрациите, където има постоянно изкушение да се опитаме да се свържем с всички около нас, като обсъдим колко много не харесваме определени части от работата си. Въпреки че от време на време е необходимо известно обезвъздушаване, то трябва да бъде сведено до минимум и практически елиминирано от разговорите ви с вашите ръководители. Вашият ръководител вероятно е наясно с много от системните неща, които ви притесняват, тъй като последните пет от вашите колеги, с които са говорили, са се оплакали от същите тези неща, без да предлагат решения. Бъдете този, който може да се свързва с другите без оплаквания; разшири кръга от теми, по които можеш да разговаряш.

Ако трябва да се оплаквате, бъдете този, който не предлага жалба, без да я обвържете с конструктивно решение. Най-важното е, че никога не се оплаквайте от неща, които са ваша отговорност. Например, като учител, никога не трябва да се оплаквам, че моите ученици не са мотивирани, защото голяма част от работата ми е да мотивирам учениците. Когато правите оплаквания от този характер, вие просто се посочвате.

„Не изглеждайте много добре, нито говорете твърде мъдро.“ Докато на практика всички стихотворението „Ако“ предоставя отлични житейски съвети, тази фраза е особено важна при представяне на идея. Ако представите идея по начин, който дори внушава, че е толкова добра, че никой разумен човек не би могъл да се съгласи с вас, вие каните несъгласие. Това е вярно дори когато имате изключително добра идея, тъй като снизхождението е универсално презирано отношение. Освен това е малко вероятно вашата идея да е толкова пълна, че да не оставя място за подобрение. Чувството за смирение е необходимо и правилно и трябва да бъде предадено.

Различните позиции имат различни приоритети - както трябва да бъде. Друг източник на разочарование, с който често се сблъсквате, когато се опитвате да повлияете на решение, жизненоважно за вашата роля, е да установите, че то не е основен приоритет за другите. Това е особено вярно, когато се опитвате да информирате въздействието на дадено решение или текуща практика върху основната си мисия на ръководител. Твърде често бях смаян от осъзнаването, че ръководителят не е обмислял много неща, които оказват влияние върху способността ми да постигна ключовите си отговорности.

Разбрах обаче, че това е правилно и необходимо. Дори ако моите приоритети са правилно подравнени, само някой, който всъщност е на моята позиция, трябва да има приоритети, подобни на моя. Също така не трябва да бъде изненадващо, че хората на позиции, подобни на вашата, не придават същото значение, което вие придавате на всички въпроси. Вместо да пресичате неспособността на някого незабавно да възприеме важността на дадено решение поради липсата на загриженост или склонност, бъдете готови да обясните значението му. Още по-добре, бъдете готови да обясните значението му в контекста на техен приоритети. Предварителното разглеждане на техните приоритети също е добра проверка дали дори са подходящият човек, за да потърсят помощ при разглеждане на даден проблем. Ако проблемът ви не е свързан с приоритетите им, намерете някой, чиито приоритети са свързани.

Знаете не само СЗО да говоря, но кога да говоря с тях. Както беше обсъдено по-горе, важно е да разберете приоритетите на другите и да позволите това да насочва с кого сте избрали да говорите. Въпреки това е също толкова важно да се вземат предвид времето и условията за дискусии. С времето, първо помислете кога лично вие сте най-отворени за обсъждане на тема, която е важна, но не е била на преден план в ума ви. С други думи, отчетете човешката природа. За работни места със стандартен график от понеделник до петък това трябва да изключва започването на голям разговор първо в понеделник сутринта за това важно нещо, за което сте мислили през целия уикенд, или започване на разговор в петък следобед за това нещо, за което сте имали намерение да говорите през цялата седмица. В понеделник сутринта хората се опитват да се върнат в ритъма. Петък следобед е време да приключите нещата и да стигнете до уикенда. Понякога преценете езика на тялото или тонуса им, преди да стартирате във вашата „страхотна“ идея.

Също така, помислете за обстановката за дискусия. Задаването на конкретен въпрос за политика, която ви интересува пред голяма група, често не дава най-добри резултати. Обикновено това разочарова онези, които не се интересуват от темата толкова, колкото вие, и ги прави по-малко отворени за всякакви бъдещи коментари по други теми. Той също така може да принуди мениджъра да даде по-ограничителен отговор, отколкото бихте получили в частен разговор, което позволява по-нюансирана дискусия и по-голям компромис. Отдавайте предпочитание на продуктивни частни и малки групови дискусии, вместо на речи на „сапунена кутия“ на големи групи.

Заключение

Със сигурност ще има дни, в които вие и аз имаме проблеми да видим потенциалната стойност на това да бъдем част от бюрокрацията. Надявам се обаче, че сте намерили тази дискусия за подходяща, практична и обнадеждаваща. Докато работата в бюрокрация може да не разкрива често възможности за „героични“ действия, постоянното, висококачествено изпълнение на ежедневното ти задължение сумира и прави разлика. Не подценявайте способността на индивида да повлияе положително на система, дори и на голяма бюрокрация. Докато оформяте бюрокрацията завинаги, чрез ефективното постигане на ежедневните си задачи, това се превръща в мултипликатор на сила - увеличаване на вашата лична реализация, както и положителното въздействие на вашето индивидуално влияние и това на организацията върху другите.

___________________________

Стивън Фортенбъри е женен за невероятна жена Кели и баща на три прекрасни момчета. След като работи няколко години като инженер в голяма корпорация, той сменя кариерата си, за да стане учител по математика в гимназията. Той току-що е завършил шестата си година в държавното образование и не може да бъде по-щастлив с превключването. Той също така се радва на бягане, силови тренировки, градинарство, строителство на мебели, голф и като част от скаутството с най-големия си син (Кристофър).