Как да проведем среща

{h1} Дял

Били ли сте някога на среща, където всичко, за което можете да мислите, е колко по-продуктивни бихте били сами на бюрото си? И колко от парите на компанията се вихрят в канализацията, докато вашите колеги тайно проверяват своите къпини под масата? И как бихте искали да сте направили като екипажа на гей Енола и да носите със себе си цианидна капсула?


Хората мразят срещите. Но не самите срещи са тези, които по същество предизвикват молив в очите, а как се провеждат срещите. Без истински лидер срещите могат да станат непродуктивни и неефективни, не само да губят време и пари, но и да провалят офисния морал. Но не е задължително да е така.

Човек знае как да води. Той знае как да провежда среща, която започва навреме, завършва навреме и свършва нещата. Ето как.


Установете дали срещата е абсолютно необходима. Преди дори да помислите за планиране на среща, разберете дали наистина и наистина имате нужда от такава. Трябва да се обадите за среща само ако:

  • Информацията, която трябва да бъде обсъдена, не може да бъде разпространена по телефон или имейл. Срещите трябва никога да бъде извикан, когато само a еднопосочен обмен на информация е необходимо.
  • Очевидните предимства са всички заедно в една стая.

Поставете дневен ред. Това е от решаващо значение за продуктивната среща. Без ясен, предварително зададен дневен ред, срещата ще се отклони от темата и ще се проточи непрекъснато. И тогава, когато приключите и всички се разпръснат, изведнъж ще си спомните важен момент, който сте забравили да повдигнете, като по този начин се наложи нова среща.

Въведете дневен ред за срещата с конкретен списък с кои точки ще бъдат обсъдени и в какъв ред.
Изпратете на всеки копие по имейл ден или два преди срещата, за да им даде информация какво да очакват и малко време да започнат да обмислят проблемите и какво биха искали да допринесат. Хората също могат да правят допълнения и възражения към дневния ред преди срещата вместо в срещата. Ясно посочете в съобщението си, че ако не е на дневен ред, не може да се обсъжда на срещата. Поставете дневния ред в тялото на имейла. Хората не отварят прикачени файлове.

Уверете се, че ключови хора ще присъстват.
Ако свикате среща, когато знаете, че ключови хора не могат да дойдат, основно ще прекарате срещата, опитвайки се да разговаряте около тях и казвайки: „Е, ще трябва да изчакаме, за да видим какво ще каже Майк, преди да започнем на това със сигурност. ' Решенията се отлагат, необходими са повече срещи и след това губите време, за да ускорите хората от МВР. Уговорете среща, за която знаете, че ключови хора могат да я направят.


Говорете един на един с хората, за да разрешите проблемите с домашните любимци преди срещата. Дори да сте наясно, че по време на срещата могат да се обсъждат само точки от дневния ред, винаги има хора, които се опитват да нарушат това правило и да повдигнат любимия си въпрос за домашни любимци. Тези хора могат да отклонят срещата. Ако знаете, че някой има проблем, който всъщност не засяга групата, говорете с него един към един преди срещата, за да разрешите превантивно проблема и да прекъснете прекъсването на срещата си в зародиша.



Носете гевреци или понички. Единственото нещо, което прави срещите малко по-вкусни, е нещо за небцето. Донесете нещо, на което хората да похапват.

Поставете столовете в U-образна форма.
Има 3 различни начина за създаване на зала за срещи: U-образна форма, кръг или стил на лекция. Лекционният стил, при който всички седят един до друг и са обърнати отпред, дава на лидера пълен контрол, но не позволява никакво сътрудничество. Кръгът се поддава на чувство за равенство и изобилие от групово мислене, но без ясен лидер дискусията лесно може да се превърне в куп флапдул. U-образната форма е най-добрият компромис; дава шанс на хората да споделят и да си сътрудничат, но човекът на върха на U е признат за лидер и може да държи нещата в релси.


Кръговият, убердемократичен, нека го прегърнем стил е на мода от известно време и кара всички да се чувстват важни, но това е и причината срещите да се разминат и да станат напълно непродуктивни. Истината е, че не всеки има нещо важно да каже, а лидерът е от решаващо значение за поддържането на нещата съсредоточени върху важните неща.

Започнете навреме. И не обобщавайте за късните хора. По този начин легитимира закъснението и не уважава онези, които са положили усилия да се появят навреме.


Започнете с постигнатото след последната среща. „Последният път говорихме за x и ето как е внедрен.“ Ако не искате хората да се чувстват като безсмислени срещи, трябва да предложите доказателство, че не са.

Влезте в същността на въпроса. Не забравяйте, че срещите не са за еднопосочен обмен на информация. Ако има основна информация, която хората трябва да знаят, за да ангажират проблемите, разпространете тази информация във флаер или имейл преди срещата, така че всички да са на бърза скорост и можете да пропуснете млякото и да скочите направо в месото. На срещата кратко опишете проблема или проблема и бързо преминете към намиране на решение или начин на действие.


Ако хората не са се подготвили за срещата, като са прочели основната информация или по друг начин, тогава разпуснете срещата. Движението напред просто ще бъде загуба на време. Това отнема няколко топки, но хората ще дойдат готови следващия път.

Измислете осезаемо решение. Много пъти по време на среща, когато хората не са в състояние да постигнат консенсус, въпросът засега се внесе, което означава, разбира се, че в бъдеще неизбежно ще има друга среща, която да разгледа отново проблема. Така че, когато е възможно, изпреварвайте тези бъдещи срещи, като измисляте конкретно решение и конкретни действия, които хората да предприемат. Тук се проверява качеството ви на лидер - можете ли да пробиете безизходицата, да постигнете компромис и да излезете с решение?


Контролирайте дискусията. Може би най-важната работа на лидера е да поддържа дискусията продуктивна и по темата. Има няколко начина да направите това:

  • Получавайте отзиви от всички. Наличието на ясен лидер на среща не задушава обратната връзка и сътрудничеството, а го осигурява. Без лидер, мнителните гласове, които не са задължително да имат най-добрите идеи, ще доминират в дискусията, докато по-сдържаните не могат да получат дума в крайна сметка. Изтеглете тихите хора, като задавате въпроси като: „Джейн, имала си голям опит с тази компания, какво е мнението ти за тяхното предложение? Разбира се, някои хора са тихи, защото нямат какво да прозорливо да предложат. Добрият лидер знае кое е кое.
  • Задавайте добри въпроси. Понякога хората не могат да намерят правилното решение, просто защото лидерът не задава правилните въпроси. Задавайте въпроси, които наистина ще накарат хората да мислят и да гледат на нещо от друг ъгъл.
  • Изключете прекъсванията. Това е може би най-трудната част от работата, но лидерът трябва тактично да изключи хората, които излизат извън релсите, независимо дали просто продължават и продължават или просто са извън темата. Изчакайте бловиаторът да поеме дъх и след това кажете нещо като:
    • „Това може да е добра тема за обсъждане друг път, но нека се върнем към разговора за X.“
    • „Защо двамата не обсъдим това след срещата.“
    • „Добра точка, но трябва да се върнем към дневния ред.“
    • „Нека представим това засега, но можем да го включим в дневния ред за следващия път.“
    • „Току-що дадох сигнал на Том да те изкара в безсъзнание с удар със стрела по врата.“

Не бихте искали да се откъснете като идиот и да ги отрежете, но най-добре е да грешите отстрани, ако имате твърда ръка. Макар че вятърната торба може да е малко наказана, всички останали в срещата вътрешно ще ви аплодират.

Обобщете срещата. В края на срещата маркирайте бързо списъка с всичко, което сте постигнали и сте решили да направите. Делегирайте задачи и се уверете, че всички са абсолютно наясно какви са техните индивидуални отговорности. Не искайте „друг бизнес“. Просто отваряте кутия с червеи. Не забравяйте, че ако не е на дневен ред, няма да се обсъжда.

Край навреме. Ако искате отношението на хората към срещите да се промени, те трябва да знаят, че могат да им се доверят да започват и приключват в определеното време. Вашата задача като лидер е да зададете темпото и да поддържате нещата да се движат, така че да постигнете целите си в рамките на определеното време.

Проследете и се уверете, че нещата се свършат. Това е също толкова важно, колкото и самата среща. Не забравяйте, че в началото на следващата среща ще трябва да обобщите постигнатото от последната. По-добре имайте какво да кажете.

Разбира се, ако не сте лидерът, няма какво много да направите, за да ограничите безумието на срещата. Но срещите са чудесно място да покажете потенциалните си лидерски умения. Хайде навреме, бъдете подготвени с добри идеи и се надяваме скоро да сте човекът, който стои на върха на U.

Кои са някои от вашите съвети относно възможностите и възможностите за провеждане на ефективна и продуктивна среща? Споделете ги с нас в коментарите!