Подкаст # 626: Как да разсея всеки аспект от вашия трудов живот

{h1}


Когато мислите за разхвърлянето, вероятно мислите за домашния си живот и почистването на чекмеджето и дрешниците си. Но има и начини да разредите работния си живот и да подредите както физическите, така и цифровите му аспекти.

Моят гост днес обяснява изкуството да практикуваш минимализъм в професионалния си живот в книга, която той е съавтор с организаторския експерт Мари Кондо. Неговото име е Скот Сонешайн, той е професор по бизнес и мениджмънт, а книгата му е Радост в работата. Скот и аз започваме разговора си, като разопаковаме предимствата от поддържането на вашия работен живот подреден и подреден, и след това преминете към това как да направите това по отношение на вашето физическо работно пространство. Скот споделя три въпроса, които да си зададете, когато разхвърляте офиса си, за да ви помогне да решите кои предмети да запазите и кои да изхвърлите. Освен това отделяме полезно решение как да изхвърлите произведенията на децата си с по-малко вина. След това преминаваме към начина, по който да разредим вашия цифров живот, като почистим входящата си поща и смартфона. Завършваме дискусията си с няколко области, за които може да не мислите като безпорядък, но вероятно се нуждаете от малко подреждане: вашите дейности, решения, мрежа и срещи.


Ако четете това в имейл, щракнете върху заглавието на публикацията, за да слушате предаването.

Покажи акценти

  • Ползите от поддържането на вашия работен живот подреден
  • Как да предотвратим подреждането да се превърне в поредното средство за отлагане
  • Съвети за организиране на вашето физическо офис пространство
  • Справяне със сантименталните занаяти и произведения на изкуството на децата
  • Как можете да поддържате документацията чиста и подредена?
  • Как дигиталната бъркотия промени играта за подреждане?
  • Управление на вашата претоварена входяща поща
  • Какво е „бъркотия в дейността“?
  • Можете ли да развалите решенията си?
  • Как можете да подредите мрежата си?
  • Улесняване на срещите

Ресурси / Хора / Статии, споменати в Подкаст

Радост в работата за организиране на професионалния ви живот от Мари Кондо.

Свържете се със Скот

Уебсайт на Скот


Скот в Twitter



Скот в Instagram


Слушайте подкаста! (И не забравяйте да ни оставите преглед!)

Apple Podcast.

Облачно.


Spotify.

Стич.


Google Podcast.

Слушайте епизода на отделна страница.


Изтеглете този епизод.

Абонирайте се за подкаста в избрания от вас медиен плейър.

Слушайте без реклами Стич Премиум; вземете безплатен месец, когато използвате код „мъжественост“ при плащане.

Спонсори на подкаст

Щракнете тук, за да видите пълен списък с нашите спонсори на подкасти.

Прочетете стенограмата

Брет Маккей: Добре дошли в друго издание на подкаста The Art of Manliness. Когато мислите за разхвърлянето, вероятно мислите за домашния си живот и почистването на чекмеджето за боклуци или килера. Съществуват и начини да разредите работния си живот и да подредите както физическите, така и цифровите му аспекти. Моят гост днес обяснява изкуството да практикуваш минимализъм в професионалния си живот в книга, която е съавтор на организатора, Мари Кондо, казва се Скот Соненшайн, той е професор по бизнес и мениджмънт, а книгата му е „Радост в работата“. Скот и аз започваме разговора си, като разопаковаме предимствата от поддържането на вашия работен живот подреден и подреден, и след това преминете към това как да направите това по отношение на вашето физическо работно пространство. Скот споделя три въпроса, които да си зададете, когато разхвърляте офиса си, за да ви помогне да решите кои предмети да запазите и кои да изхвърлите, а ние също отдаваме полезно настрана как да изхвърлите произведенията на децата си с по-малко вина. След това преминаваме към начина, по който да разредим вашия цифров живот, като почистим входящата си поща и смартфона. И завършваме дискусията си с няколко области, за които може да не мислите от гледна точка на бъркотия, но вероятно се нуждаете от малко подреждане, включително вашите дейности, вашите решения, вашата мрежа и срещи. След приключване на шоуто, разгледайте бележките ни на aom.is/declutterwork. Скот се присъедини към мен сега чрез Clearcast.io.

Скот Соненшайн. Добре дошли отново в шоуто.

Скот Соненшайн: Благодаря много, че ме върна.

Брет Маккей: И така, преди три години ви накарахме да поговорите за вашата книга Stretch: Unlock the Power of Less. Издадохте нова книга и се казва „Радост в работата: Организиране на професионалния ви живот“. И с тази книга се обединихте с Мари Кондо, която е известната японска дама, която е накарала милиони американци да вземат своите точко в къщата си, питайки дали това предизвиква радост. И вие помагате на хората да станат по-спретнати, и аз съм любопитен, как така ... Как възникна това партньорство, за да възприеме идеите на Мари за минимализма и поддържането на нещата подредени и да ги приложи в работата, в нашия трудов живот?

Скот Соненшайн: Добре, моите изследвания и писане са върху силата на по-малко и как можем да живеем смислен живот и да имаме успешна кариера, изправени пред всякакви ограничения и предизвикателства. И в Stretch това, което правя, е да обясня, че много от най-големите ни постижения и най-удовлетворяващите моменти се случват, когато се възползваме максимално от ресурсите си, вместо да се опитваме да придобием все повече неща, пари, време, информация и т.н. И Мари беше научила за Stretch, излезе през февруари 2017 г. И през март тя се беше свързала с мен и искаше да научи повече за това как идеите в моята книга са в съответствие с това, което прави в работата си и какво част от науката би казала за нейната подредена гледна точка. Затова тя ме покани в къщата си, по това време тя живееше в района на Сан Франциско и няколко часа провеждаше приятен разговор с хубав японски чай и говори за това как различните аспекти на нашата работа много се допълват. И в края на тази среща решихме да продължим и да напишем заедно книга за работата.

Брет Маккей: Е, това е страхотна история, защото когато я видях за пръв път, като: „Как се случи това?“ Ти знаеш? Винаги съм любопитен, когато се появят тези уникални партньорства. Така че тя се обърна към вас и така, когато започнахте да разглеждате това, когато започнахте да организирате книгата, започнахте да мислите за тази книга заедно, започнахте да говорите за ползите от нашия трудов живот, когато поддържаме нещата подредени. Така че, тя има своята философия и вие сте направили това научно изследване, за да го подкрепите. Какви са ползите от нашия трудов живот, когато държим нещата там подредени?

Скот Соненшайн: Е, мисля, че първото нещо, което трябва да осъзнаете, е, че има реални щети, които идват от бъркотии, особено на работното място, така че проучванията показват, че около 90% от американците вярват, че физическият безпорядък им е навредил и се оказва, че са прави . От физиологични проучвания знаем, че физическото претрупване увеличава нивата на кортизол, това ни прави настроение. И след това отвъд физическото, има просто всякакви други бъркотии на работа, с които си имаме работа, давещи се в имейли или лошо организирани срещи. Само годишната сметка в САЩ за лошо организирани срещи е около 400 милиарда долара годишно при загуба на производителност. Така че, когато подреждаме, организираме нещата и в крайна сметка получаваме няколко важни предимства. Така че първият и най-важният е, че просто се чувстваме по-добре. Така че, подреждането е свързано с умишлен избор за това как изглежда нашата среда, какви дейности правим. И когато го правим, това ни носи повече удовлетворение от работата, защото се чувстваме по-контролирани над работата си и от изследването знаем, че това чувство за контрол е една от най-основните човешки мотивации.

Освен че се чувстваме по-добре, ние сме и по-продуктивни, защото просто не си губим времето в търсене на нещата, независимо дали са физически неща или неща в нашето цифрово пространство, времето ни е по-добре прекарано в срещи и останалите дни. И накрая, бих казал, че репутацията ни се подобрява и от проучванията на възприятията знаем, че хората, които са по-спретнати, се възприемат от другите като по-интелигентни, по-трудолюбиви и също така по-добри.

Брет Маккей: Хванах те. Да, тази идея, че те кара просто да се чувстваш по-добре. Бях научен сътрудник на професор в юридическия факултет, а той беше наистина старо училище. И така, когато проучвах нещата онлайн, той искаше да отпечатвам уеб страници. И той събираше и така, вместо да има неща на компютъра си, той просто имаше купчини и купчини и купчини хартия навсякъде. И щяхте да влезете в кабинета му и трябваше някак да се ориентирате, сякаш беше малък лабиринт, а аз просто се чувствах наистина ... Не знам, чувствах се зле. Просто се чувствах малък и тесен и не беше приятно изживяване да отида в офиса, винаги се опитвах да вляза там само когато абсолютно трябваше да вляза там.

Скот Соненшайн: Е, като професор чувам откъде идва и бих казал, че повечето ми колеги също са такива. Ние сме склонни да бъдем едни от най-лошите натрупвания там, и не само на документи, но особено с книги. И всъщност едно от нещата, които направих, когато за пръв път започнах да решавам да работя с Мари, е, че наистина трябва да въплътя напълно нейната перспектива, за да съм сигурен, че мога да напиша книга с нея. Затова преминах през моя офис, който вероятно изглеждаше много подобен на офиса [смях], за който току-що говорихте, когато бяхте асистент, а проблемът ми беше книгите. Имах, не знам, най-малко 400 книги или около това, хвърлих всички на пода, взех всяка една и започнах да размишлявам дали тази книга все още е важна за мен или не, ако все още беше искряща радост, ако все още беше полезна. И разбрах, че толкова много от тези книги са просто реликви от миналото, те са били предишни проекти, които съм правил, или други дейности или интереси, в които бях, които вече не бяха важни за мен, и в крайна сметка се отървах от около половината от моите книги и даряването им и правенето на пространството ми много по-организирано, така че ви чувам на ... Някои от тези професорски кабинети, те са склонни да бъдат едни от най-лошите нарушители, мисля. [кудкудякане]

Брет Маккей: Но четох изследвания, в които се казва, че разхвърляната среда всъщност може да ни направи по-креативни. Има ли нещо в това?

Скот Соненшайн: О да. И това е добър въпрос, защото, разбира се, голяма част от моята работа и много работа на други хора наистина зависи от креативността и има тази идея или това общоприето убеждение, че бъркотията просто вдъхновява и предизвиква творчество. Честно казано, има направено проучване, което показва, че бъркотията може да създаде известна креативност. Но начинът, по който се прави това проучване, е да се разгледат разликите между това, което те наричат ​​„подредена стая“ и „разстроена стая“, и това, което те разбират под това, е, че нещата всъщност се поставят в стаята, за разлика от огромното количество на това, което е в стаята. И едно от нещата, които получавате, когато подреждате, е да правите умишлен избор да запазите нещата, които обичате, в работната си среда и в календара си. И това ви поставя в пространство на главата, което наистина е благоприятно за искрящо творчество, защото увеличава положителните емоции. Озаглавихме нашата книга „Радост в работата“, защото този метод има за цел да предизвика повече радостни чувства през целия работен ден и като положителна емоция радостта разширява мислите ни и разширява креативността ни.

Брет Маккей: Искаш да кажеш, така че подреждането определено те кара да се чувстваш добре. ‘Защото винаги, когато се чувствам зле и не контролирам, обикновено нещото, което искате да направите, е подредено и се чувства страхотно. Но също така забелязах, че съм го използвал като инструмент за отлагане. Все едно нещо да е трудно и неудобно и да е свързано с работа, а аз наистина не искам да го направя, аз намирам да организирам чекмеджето на бюрото си. Как предотвратявате подреждането, защото, както казахте, се чувства добре, като се превърне в инструмент за отлагане?

Скот Соненшайн: Така че при подреждането това, което получавате, е процес, който когато го направите веднъж, наистина няма нужда да го правите отново. Мари обича да говори за това как хората, които са физически спретнати, не се възстановяват. И това, което тя има предвид с това, е, че те не се оказват с много бъркотия, които биха ги провокирали да започнат този процес отначало. Например от нефизическа страна говоря за това какво можете да правите с входящата си поща. И хората, които имат подредена пощенска кутия, не са хората, които непрекъснато проверяват имейлите си и се разсейват и се опитват да преместят нещата в различни папки като начин за избягване на работа. Всъщност, едно нещо, за което можете да се сетите, е, че бъркотията е най-добрият инструмент за отлагане. Защото вместо да правим това, което трябва да правим в нашата работа, вместо да се занимаваме с работата, която обичаме, ние в крайна сметка се затрупваме, независимо дали е просто да имаме повече неща наоколо, да имаме повече неща в календарите си, да отидем на повече срещите като начин да не вършим работата, която трябва да вършим.

Съществува идеята, че за някои хора електронната поща се е превърнала в тяхна работа, когато действителността е такава, че електронната поща е просто инструмент за приключване на работата им. Така че самата бъркотия има тенденцията да бъде инструмент за протакане. И след като разработите система за подреждане и го направите веднъж, има малко нужда от поддръжка. Така че не става това нещо, към което винаги можете да се обърнете и да кажете: „Добре, позволете ми да реорганизирам бюрото си и да го подредя отново.“ Ако сте го направили веднъж по правилния начин, не е нужно да го правите отново.

Брет Маккей: Добре. Така че, ако не се налага да го правите отново и искате да отлагате, трябва да намерите нещо друго, което да направите.

Скот Соненшайн: Трябва да намериш нещо друго.

Брет Маккей: Не можете да използвате „О, направих нещо добро тук.“ Добре. Така че тази книга е разделена на два раздела за частта с инструкции. Така че много практичен. И първо е организиране на вашето физическо пространство, а след това организиране на вашия цифров живот. Нека поговорим за физическото работно пространство. На какъв тип неща сме фокусирани тук?

Скот Соненшайн: Е, във физическото пространство говорим за неща като книги, документи и тази различна категория, която обикновено е много неща. Може да са офис консумативи. Това може да са електронни устройства или кабели за тези устройства. Понякога има елементи, специфични за работата. Така че може би мостри на продукти или обезпечение на клиенти, предмети за лична хигиена, които може да донесете в офиса или да работите от дома, в собственото си домашно пространство, което е във вашето работно пространство. И след това храна. И така, това са основните физически неща, които бихте имали в работното си пространство, които бихте могли да подредите.

Брет Маккей: Когато двамата с Мари работехте над тази книга и съм сигурен, че говорите с хората за това, което консумирате ... Какъв вид беше безпорядъкът, физическият безпорядък, който наистина създаде много проблеми във физическото работно пространство на хората?

Скот Соненшайн: Е, мисля, че документите са големи. Има усещането, че хората просто искат да държат на документите. Но тогава, мисля, всеки има свое собствено идиосинкратично нещо. Така че хранителните продукти са друг голям. Някои хора имат килери в работното си пространство и имат просто много храна, някои от които са доста след изтичане на срока на годност. Офис консумативи е друг голям. Колко кламери наистина ви трябват в бюрото ви? Наистина ли имате нужда от повече от шепа писалки? Но някои хора биха имали десетки, ако не и повече от тези писалки. Така че мисля, че има много разнообразие там. Но мисля, че основните теми са: Твърде много документи, твърде много офис консумативи и след това нещо идиосинкратично обикновено за човек, независимо дали става дума за храна за един човек или може би за някои лични грижи за друг.

Брет Маккей: Да, книгите са голям проблем за мен, защото хората, компаниите и издателите винаги ми изпращат книги и те се трупат. И тогава винаги съм като: „Трябва да държа на това. Това е книга.' Но, да, понякога просто ще натрупам купчини и купчини и стекове преди ... Докато стане толкова непреодолимо, трябва просто да ги даря на библиотеката.

Скот Соненшайн: Да. И книгите отново също за мен като професор са наистина трудни, но след това осъзнавате, че и някой друг може да се възползва от книгата и така може би тя ви се говори в един момент или може би дори не ви говори, а вие може да го даде на някой друг. Бих казал, че друго нещо, което вероятно си струва да се спомене, е просто борбата през това. Хората, особено с деца, имат около сантиментални предмети. И знам, че се борих малко и с този, който е именно произведенията на децата ми. И можете да имате произведения на изкуството, които са отпреди 10 години и държите на всичко, което е направило детето ви, и се гордеете с това и трябва да се гордеете с него. Но хората наистина трудно се разделят с тези предмети. И тези се натрупват с времето, особено ако имате повече от едно дете.

Брет Маккей: Мисля, че имаше заглавие на Onion, където беше: „Мама пита 30-годишна, ако иска папка, пълна с произведения на изкуството в средното училище.“ И мисля, че всеки човек може да се свърже с това, защото съм сигурен, че майката на всеки човек е запазила своите произведения на изкуството в средното училище. [смях] И те са като: „Защо запази това?“ „Е, мислех, че ще ти трябва един ден.“ Това е като: „Вече нямам нужда от това.“

Скот Соненшайн: Да. Всъщност има проучване, наистина завладяващо изследване с прост трик, когато, когато се борите с изхвърлянето на сантиментални предмети, това, което показва изследването, е да го направите, прави много по-лесно да се отървете от физическата реликва. Така че очевидно правите снимка и това заема малко място, но това е далеч по-добре от запазването на физическия елемент. Така че дали ... Ако е в офиса, ако е във вашия дом, снимането на този сантиментален предмет обикновено ви дава разрешение да изхвърлите физическия предмет, когато вече не предизвиква радост за вас.

Брет Маккей: Е, правя това с произведения на изкуството на децата си, ще го снимам, защото децата ви карат неща и казват: „Ето, давам ви това.“ И по същество това е същото рисуване, което те са правили отново и отново, и сте събрали 20 от тях през последната седмица. И тогава, ако го хвърлите, не можете да го изхвърлите, защото детето ви харесва: „Защо го изхвърли? Не харесахте ли моето нещо? ” Така че това, което правя, е да го снимам преди това, защото искам да продължа, приятно е да го видя. Или ще го сканирам. Това е друго нещо, което ще направя.

Скот Соненшайн: Да, значи всичко това са добри инструменти. И тогава можете тайно да го изхвърлите и дано те не забележат, нали? [кудкудякане]

Брет Маккей: Добре. Поставете го на дъното на кофата за боклук. И така, с документацията, има ли някакви съвети за поддържането на това подредено и без претрупване?

Скот Соненшайн: Е, реалността е, че повечето документи, просто не е нужно да се придържаме. Повечето неща могат да бъдат дигитализирани, не е нужно да дигитализираме всичко, ако не е необходимо. Преминаваме през процес от три стъпки, така че за разлика от дома, където можете просто да попитате, това искри ли радост? И тогава решете дали искате да го запазите или не. По време на работа, и това важи за физическото претрупване и за нефизическото претрупване, ние основно разглеждаме три въпроса. Първо трябва да попитате, необходим ли е този елемент за моята работа? Има някои неща, които просто трябва да запазим, защото те са част от работата ни. Второ: Полезно ли е това за едно радостно бъдеще? И с това, което имаме предвид, може би ще ви помогне да напреднете в кариерата си или ще ви научи на нещо, което искате да знаете, но това ще ви помогне да постигнете такъв тип бъдеще, което ще намерите радостно. И след това трето, предизвиква ли радост? И ако отговорите да на който и да е от тези три въпроса, тогава даден елемент си струва да се запази. За много документи, отговорът е не и на трите от тях, и те могат да бъдат раздробени или изхвърлени. Ако все пак трябва да го запазите, сканирането е по-добре, отколкото да има физическото копие.

Брет Маккей: И има много ... Можете да влезете онлайн, хората са разработили системи за дигитализиране на документите ви, ако трябва да направите това, където можете просто да си купите скенер и след това да го сканирате и той отива някъде в цифрова входяща кутия. И е там, ако имате нужда, но не заема физическото ви пространство. Така че с физическото пространство, доста лесно. Така че просто неща, които претрупват бюрото ви, така че когато правите това, това е като ... Вие казахте, че това не трябва да е непрекъснат процес, как да разберете кога сте готови? Как да разберете, когато сте достатъчно спретнати във физическото си пространство? Или дори това може да се отнася за цифровото пространство.

Скот Соненшайн: Да, така че това, което трябва да направите е, че трябва да имате началното си място, като нещо като първото си ходене по този начин, и трябва да направите това в някакъв съкратен период от време. Това не е процес, при който ще прекарате един час тази седмица, един час следващата седмица. Има усещането, че трябва да поставите всичко на едно място, защото голяма част от метода е да осъзнаете колко имате, независимо колко физически неща имате, колко имейла във входящата си поща, колко срещи отивате всяка седмица. Така че искате да направите тези купчини или буквално тези купчини, или метафорично тези купчини, така че това е процес, който трябва да се направи в съкратен период от време.

Така че вие ​​преминавате през този първоначален процес на ... И нека просто вземем физическото пространство като пример тук. И можете да прекарате половин ден в физически процес, в книги, документи, разни неща и сантиментални неща. И след това, докато преминавате през този процес и прилагате тези три критерия, за които говорихме: Необходимо ли е? Полезно ли е за радостното бъдеще? И това искри ли радост? Вие не само избирате какво да запазите, но също така си преподавате важен урок за това какво цените, за какво давате приоритет и как прекарвате времето си. И това е набор от критерии, които ще останат с вас, че когато срещнете нещо в бъдеще, това може да е лист хартия, може да бъде искане да се направи нещо, може да е имейл, ще да мога да прилагам по-бързо и по-точно и по-ефективно тези три ключови критерия и да взема решение: Това елемент или дейност ли искам да запазя? Така че след като преминете през този първи процес, който е най-отнемащата време част от него, след това сте усвоили тези правила, които вземат последващи решения толкова по-бързо, че никога не трябва да се връщате назад и да вършите цялата тази първоначална работа отново.

Брет Маккей: Значи това става втора природа с практиката, всъщност?

Скот Соненшайн: Да точно.

Брет Маккей: Кое е това, за което отиваш, добре. Така че нека поговорим за цифровото пространство, защото физическото пространство, можете да видите нещата, то е пред вас, вие се препъвате, така че мисля, че хората разбират това, те могат да усетят безпорядъка. Но и вашият дигитален живот може да бъде претрупан. Какви неща ... Искам да кажа, как дигиталната бъркотия промени играта за подреждане?

Скот Соненшайн: Е, много се е променило, защото тъй като голяма част от света се движи онлайн и цифрово, голяма част от бъркотията естествено се проследява, така че имаме препълнени входящи кутии за електронна поща, твърди дискове, пълни с файлове и телефони които са пълни с приложения, които непрекъснато ни чуруликат, жужат и пищят и просто ни дразнят и разсейват. Така че по-голямото предизвикателство с дигиталната бъркотия спрямо физическата бъркотия е пространството за съхранение просто изглежда безкрайно, така че е толкова изкушаващо просто да кажете: „Нека просто да запазя всичко. Защо трябва да се мъча да се отърва от каквото и да било, защото имам повече или по-малко неограничено пространство? ' Но предизвикателството е, че тази бъркотия създава последващи ефекти. Така например, никога изтриването на файл на твърдия ви диск в крайна сметка претрупва вашата файлова система. Това затруднява намирането на документи, от които се нуждаете. Имейлите просто отнемат много време и хората просто трудно изтриват нещо, че когато имат нужда ... Когато всъщност се нуждаят от имейл, който е трябвало да запазят, те не могат ... Те не могат да го намерят. А телефоните, като непрекъснато разполагате с приложения, са просто ... Вие просто предоставяте повече причини телефонът да ви пречи.

И от изследването знаем, че еднократно прекъсване от телефон може да отнеме до 26 минути, докато мозъкът се възстанови и се върне на мястото, на което е бил. Така че не е добронамерено просто да се каже: „Имам неограничено място за съхранение, позволете ми просто да държа всички тези неща наоколо.“ Всички тези неща се превръщат в разсейване.

Брет Маккей: Да, знам, когато за пръв път започнах да използвам Gmail, това наистина промени начина, по който използвах имейла, защото беше точно като: „О, можете просто да го архивирате и след това просто да издърпате ... Направете търсене в Google, основно в имейла си пощенска кутия и намерете всичко, от което се нуждаете, когато имате нужда. ' Но тогава трябва да започнете да мислите: „Имам ли това? Това нещо дори ли е? ' Трябва да започнете да поддържате файл в главата си, което просто може да причини много проблеми.

Скот Соненшайн: Да, това е напълно правилно. И е крайно. Мисля, че притежателят на световния рекорд на Гинес, човек на име Джоуи Манансала с 4,2 милиона имейла във входящата си поща. Но всъщност не е нужно да сте Джоуи, за да имате проблем. Мисля, че много хора се борят с дигиталната бъркотия, защото не ... Те също ... Вие в крайна сметка получавате различни начини, по които хората се справят с това. Има хора, които просто никога няма да обработят имейл. Той ще остане във входящата им поща и ако трябва да намерят нещо, ще трябва да разчитат на функцията за търсене, която може да помогне малко, но все пак ще се окажат с много посещения, които трябва да преминат. Така например, да предположим, че работите по презентация на PowerPoint за клиент и търсите „палуба“ и в крайна сметка изскача проектът за дома ви. Така че имате такива проблеми. И тогава имате проблеми, понякога искате да можете да разгледате тематичен набор от имейли, което също е трудно, ако просто запазвате всичко.

Но в другата крайност има хора, които имат само стотици и стотици папки, че самите папки се превръщат в проблем, просто да се опитат да си помислят: „О, в каква папка влиза това?“ или „Каква папка е този имейл, в който трябва да препратят?“ Така че това, което препоръчваме тук, е да имате доста ограничен набор от папки, така че не повече от 10 папки. Има много ... Изследванията на дигиталната обработка показват, че дори когато предоставите огромно количество доказателства на някого, че една система е по-ефективна от системата, която използва, той просто е много устойчив на промяна. Така че мисля, че в този аспект на подреждането сме малко по-гъвкави, отколкото в някои други аспекти. Но това, което препоръчваме, е да го ограничите до около 10 папки, които са значими за вас. За мен всъщност имам три основни папки. Имам папка Current Project, това са неща, по които работя в момента и ще имам подпроект за всеки текущ проект, по който работя.

Само папка Records, това са имейл записи, от които се нуждая, а след това просто папка Saved Work, където ще имам други неща, които трябва да запазя. И тогава можете или да изтриете нещата, или понякога, като в моя бизнес има неща и записи, които всъщност трябва да поддържам 10 години само за научни цели. Те могат да отидат в отделна част от имейла ви, така че да не се връщат, когато търсите други неща и да не претрупвате останалото пространство. Но мисля, че хората трябва да се страхуват по-малко да изтрият съобщения, които вече няма да използват, и наистина да мислят за входящата поща, точно както мислите за бюрото си. „Това е пространство, където обработвам работата, по която работя в момента. Това не е пространство за архивиране на цялата ми кариера, това, което съм правил през целия си живот и всеки разговор, който съм имал. '

Брет Маккей: И каква е вашата препоръка за обработка? „Защото има различни системи като Inbox Zero, така че всеки ден входящата ви поща трябва да е нула и всичко трябва да бъде прочетено, отговорено, изтрито или декларирано някъде. Какво е мнението ви за това?

Скот Соненшайн: Да, така че не правя Inbox Zero. Мисля, че е добре, ако хората искат да го направят. Мисля, че има само някои съобщения, на които отнема само повече от един ден, така че те създават изкуствен лимит и казват: „Не приключвам деня, докато нямам съобщения в имейл кутията си.“ Това за мен е малко крайно. Но ако се замислите „Добре, това са нещата, по които работя в момента“ и искате да ги оставите във входящата си поща, това е добре. Но не искате входящата ви поща наистина да стане по-голяма от това, което можете да превъртите на екрана, защото това създава визуални сигнали за непреодолимост. И включвате компютъра си за първи път сутрин и не искате да видите цял куп визуална бъркотия. Това изпраща някои доста негативни сигнали към мозъка за чувството, че сте съкрушени. Искате да го ограничите, но не е задължително да е нула. И препоръчвам да изпращате имейли по няколко партиди на ден. Така може да бъде сутрин, следобед, в края на работния ден за вас, каквото и да работи за вас. Това, което не искате да направите, е да придобиете навика на всеки имейл, който получите, чувствате, че трябва да отговорите и да премахнете незабавно. Защото когато направите това, това просто ще завладее деня ви и ще създаде много по-голяма бъркотия от самия имейл.

Брет Маккей: Представям си ... Така че една от целите на това, ако е нещо като философия на радостта от искрата, тази подредена философия, така че просто го правите веднъж и всъщност не е нужно да го правите отново, ако не се налага . С имейл ние се регистрираме за неща през цялото време. Това може да бъде чудесно място за разглеждане от типа „Къде получавам тези повтарящи се имейли, които дори не ми трябват?“ и се отпишете от тях, за да не ги получавате повече.

Скот Соненшайн: Да, мисля, че това е една от нашите препоръки, тъй като едно време наистина бяхте развълнувани от тези имейл списъци. Вероятно сте забравили за половината от имейл списъците, за които сте се регистрирали. Можете да преминете през процеса на буквално отписване на всеки от тях и след това да кажете: „Добре, наистина ли искам да се абонирам отново за него? Този списък наистина ли предизвиква радост? “ и след това продължете и се абонирайте отново за тях. И това, което ще разберете е, че ще се ангажирате повече със съобщенията, които ви интересуват, защото останалата част от входящата ви поща не е затрупана с куп неща, които наистина не искате да прочетете.

Брет Маккей: Какво ще кажете за вашия смартфон? Какъв е големият проблем там с нашите смартфони с бъркотия?

Скот Соненшайн: Е, мисля, че при смартфоните това са предимно приложения. Склонни сме да добавяме средно по 12 приложения на месец към телефоните си, но изтриваме само 10 от тях. Толкова проста математика ни казва, че с течение на времето ще имаме все повече приложения по телефона. И не толкова зарядът на батерията или мястото за съхранение заемат. Това всъщност са само постоянните заяждания и писъци и разсейването на тези. Така че съветът там е да имате на телефона си само приложения, които отново са необходими, полезни за това радостно бъдеще или да предизвикат радост. И колкото можете, заглушете известията, изключете известията, така че да контролирате кога искате да се ангажирате с информацията. В противен случай телефонът ще контролира това, което правите. И вие го виждате така, както сте наоколо, виждате други хора и виждате техния телефон да издава звуков сигнал. И е почти като да имат тази инстинктивна биологична реакция, където скачат, сякаш нещо невероятно важно се случва на телефона им. И може би просто фактът, че във Facebook техен приятел публикува, че са били в магазина за понички.

Брет Маккей: Добре. Е, така че друго място, където бъркотията може да свърши, ние не мислим за това къде може да свърши бъркотията, е нашият календар, нашият график. И така, какви дейности обикновено затрупваме деня си, които просто ни затрудняват да свършим нещата?

Скот Соненшайн: Е, така, в книгата говорим за този вид нов клас или нов начин на мислене за фрезата, която е бъркотия от дейности, която наистина прави неща, които не правят разлика. И много пъти, в крайна сметка сме претрупани от дейности като разсейване от работата, за която наистина ни е грижа. Така че не искаме да вършим по-важната работа, може би това е работа по труден проект или водене на тежък разговор, какъвто и да е той, така че в крайна сметка просто подхващаме странични дейности като разсейване. Имейлът е едно от тези разсейващи фактори. Това със сигурност не е единственото разсейване. Така че, с бъркотията в дейностите, трябва да бъдем внимателни, защото това наистина ни отдалечава от работата, която би трябвало да вършим, и това, надяваме се, ни носи много радост в това. И така, това, което искаме да направим по отношение на избягването на претрупването на дейности, е отново да мислим за онази метафора за това какво би било да пренесете физическите си неща в едно пространство, вие наистина искате да направите същото с времето си и да направите това, което ние наричаме купчина задачи, която е купчина ... Може да са индексни карти на всички неща, които правите за една седмица, и да видите как всъщност прекарвате времето си и има ли неща, които правите, които не са наистина прави разлика.

И това, което повечето хора откриват, когато преминават през това упражнение, е, че има много неща, които могат да премахнат. Това може да е доклад, който изготвяте, който никой никога не чете, и всички в офиса, всички на работното място знаят, че никой не чете този отчет, но вие винаги сте го правили. Или има презентация, която правите, за да информирате за вече взето решение. Или седмичната среща, която просто се провежда постоянно, защото е понеделник в 3:00 часа, а ние винаги сме провеждали среща в понеделник в 3:00 часа. Така че това наистина е техника, за да бъдем много по-умишлени по отношение на това как прекарвате времето си и хората да осъзнаят, че когато кажете „не“ на нещата, вие създавате място да кажете „да“ на неща, които са по-важни.

Брет Маккей: Обичам го. И така, друго място, което можем да пренебрегваме, са решенията. И какво става там? Как натрупваме бъркотия в решенията?

Скот Соненшайн: Е, с решенията има два вида бъркотия, основно. Има едно, което вземаме твърде много решения, отколкото имаме способността да вземем. Има различни оценки за това. Взимаме много решения подсъзнателно, но някои хора определят броя на около 10 000 решения за един ден, което е просто астрономическо число. Второто предизвикателство, което имаме, е, че в рамките на дадено решение, ние имаме много повече възможности за избор, отколкото са оптимални. Така че можете да помислите за това, като просто отидете в магазина за хранителни стоки и видите 50, 100 различни сорта зърнени култури, които също са склонни да затрупват мозъка. Така че това, което искаме да направим, когато подреждаме решенията си, е да се съсредоточим върху решенията с по-високи залози, които ще бъдат най-въздействащи, и да се опитаме да елиминираме, възложим или делегираме решения, които имат по-ниски залози. Има решения, които можем да автоматизираме. Има решения, за които наистина не е нужно да отделяме време да мислим, каква марка копирни хартии искаме, какъв шрифт искаме да поставим в презентацията, вместо това да се съсредоточим върху съдържанието на това в този доклад или веществото на презентацията. Това са решения, които имат по-голямо значение.

Брет Маккей: И звучи така, както когато разредите физическото си пространство или дори дигиталното си пространство, вие също разхвърляте решения в процеса?

Скот Соненшайн: Да, не, абсолютно, и вие развивате способността да взимате по-добри решения, защото едно от нещата при подреждането е ... Хората говорят за предимствата, радостта, която ви носи, или за това как организирано ви прави, но това също е като да държите голямо огледало за себе си. По своята същност това е процес на самооткриване, при който се гледаш в огледало и питаш кои са нещата, за които се застъпвам, кой съм аз, как всъщност прекарвам времето си? И именно този процес на самооткриване, който помага в други аспекти на живота ви и със сигурност вземането на решения, е един чудесен пример за това къде помага.

Брет Маккей: Така че често срещан съвет, който виждате в бизнес литературата, независимо дали е в блогове, книги или статии в списания, е, че трябва да разширите мрежата си, за да можете да продължите напред. Но вие правите този случай, че прекарвайки цялото това време в изграждането на вашата мрежа, всъщност просто създавате много бъркотия и това често дава малко плодове. Защо така?

Скот Соненшайн: Е, има разлика, която трябва да правим между голяма мрежа и голяма мрежа от хора, които всъщност се грижат за нас и за които се грижим, защото просто да имаме голяма мрежа от хора, които не ни интересуват и които не не ни е грижа за нас, няма да бъде мрежа, която ще бъде полезна, когато се нуждаем от информация, имаме нужда от съвет, имаме нужда от други видове неща. И така, това, което искаме да направим, е да се фокусираме върху разработването на по-качествени връзки, а не на количеството. Така че предполагам, че основното правило тук е просто да спрете да се влюбвате в размера и да се съсредоточите върху качеството. Изследванията на мозъка и неврологията показват, че можем да се справим само с около 150 значими връзки. Извън това просто не можем да го проследим. Така че ние искаме да се съсредоточим върху качеството и това, което имам предвид под качество, е, че това са връзки, с които чувстваме, че можем да бъдем уязвими, с които активно се опитваме да помогнем и в замяна на това активно се опитваме да ни върнем .

Брет Маккей: И така, изчакайте, как се фокусирате върху изграждането на този висококачествен контакт? Мислите ли, че това просто се случва естествено? Искам да кажа, това е мястото, където ... Моят опит беше. Чувствам, че когато проактивно съм се опитвал да свържа мрежа, това дава малко плодове, но от време на време мога само като върша работата, която върша, се сблъсквам с хора, които и двамата намираме за взаимна изгода и двамата ... Удоволствие от връзката.

Скот Соненшайн: Да, мисля, че има много начини за изграждане на качествени взаимоотношения, но чрез естествен процес, за разлика от коктейлните партита, и просто трябва да кажа, че това е едно от нещата, които най-много мразя, е да отида на коктейл. Като интроверт, това е една от най-лошите среди за мен. Така че оттам идва моето пристрастие, но много рядко се изгражда смислена връзка по този начин. Разбира се, ако имате споделен интерес с някого, споделена страст да правите нещо, това е много по-лесно. Мисля, че трикът тук е наистина да присъствате във връзката, така че времето, което може да ви отнеме да напишете, да кажем, ръкописна бележка на някого спрямо времето, което може да отнеме да харесате публикация във Facebook, или да знаете, да стискате палци на публикация в LinkedIn. Искам да кажа, че това са много различни преживявания и видът на Facebook и LinkedIn и всички социални медии се срещат като наистина, просто много бегъл и не много смислен. Искам да кажа, всъщност те имат предварително попълнени съобщения, които можете да изпращате в LinkedIn. Така че, ако някой получи повишение и можете просто да кликнете върху бутон и да поздравите. Искам да кажа, че всъщност не така изграждате връзка.

Можете да си представите какво би било това, ако вместо това всъщност сте написали на този човек персонализиран имейл или дори ръкописна бележка, предлагаща много конкретни и истински поздравления, вместо просто да щракнете върху бутон. Така че това е първото нещо, е наистина да присъствате и да не просто да направите минималния минимум, а да покажете истински интерес към някого, защото това е основата на добрата връзка. Бих казал, че друго нещо, което можете да направите, е просто да помогнете на хората, това е чудесен начин за започване на връзка е да направите първия ход и да им помогнете да свършат най-добрата си работа или да решат проблем в живота си. Това изгражда доверие и това доверие има тенденция да се отвръща в отношенията. Ако не е, това е сигнал за вас, че вероятно не е някой, с когото искате да създадете висококачествена връзка. Но ако е така, това доверие има тенденция да се изгражда с течение на времето и улеснява преминаването към по-дълбоки аспекти на връзката.

Брет Маккей: Това звучи като това, което ти и Мари направихте, нали. Тя се обърна към теб, ти имаше нещо като същите интереси. И това е ... Имате книга сега заедно.

Скот Соненшайн: Да точно. Точно.

Брет Маккей: И така, ето нещо, което мисля, че хората с удоволствие ще подреждат срещите. Всички ... Никой не обича срещите. Но ние имаме ... Понякога трябва да имаме срещи. И така, как да ги подредим? Как можем да разберем така, когато абсолютно трябва да имаме среща? И тогава, когато имаме тези срещи, как можем да ги направим ефективни, без да прекарваме много време в събрание?

Скот Соненшайн: Да, искам да кажа, мисля, че когато говоря с хората и виждам това и в изследванията си, срещите са нещото, което хората просто презират. И това е, всички са в стаята, никой не иска да бъде там. Никой не чувства, че се прави нещо. И все пак можем да прекараме до една трета от дните си в срещи. Искам да кажа, просто, знаете ли, едно от тези неща е универсално мразено, но и универсално направено. Така че въпросът е, добре, как се озовахме в тази позиция? И мисля, че това е добро начално място, защото ни помага да разрешим проблема. И бих казал, че част от това е, когато навлизаме в кариерата си, ставаме част от проблема. И това, което искам да кажа с това, е, че ние развиваме почти усещане за среща с FOMO, чувството, че ако не съм бил поканен на тази среща, това означава, че не съм важен, или не съм оценен, или аз ' няма да напредвам в кариерата си. Така че ние искаме да се каним на повече срещи, въпреки че знаем, че няма да им се радваме и те няма да бъдат продуктивни.

И така, това е някаква ирония на случващото се със срещите. Така че мисля, че това, което искате да направите, е да се съсредоточите върху онези срещи, на които смятате, че можете да дадете най-голям принос. И знаете ли, понякога просто нямате избор. Искам да кажа, че ние работим за надзорници и шефове и те може да ни наредят да отидем на среща. И мисля, че хората подценяват колко свобода на свобода и свобода имат и осъзнават, че провеждането на разговор, дипломатически разговор дали това е най-продуктивното използване на вашето време, мисля, че хората не са склонни да водят този разговор. Но отново, ако мислите за ролята на мениджър, която е да помогне за оптимизиране на ресурсите, този човек той или тя не иска да си губите времето, ако за вас не е ценно да сте там. И така не мисля, че хората трябва да се притесняват да водят този разговор. Когато ви поканят на среща, бих казал, знаете ли, първо поискайте дневен ред. Ако организаторът няма дневен ред, това вероятно е наистина лош знак, може да искате учтиво да предложите или ръководителят учтиво да предложи да изпратят среща, за да покажат, че това е структурата на начина, по който искаме разговорът да се развие. Това е нашата цел.

Ако имате среща, която, например, наистина е предназначена само за разпространение на информация, разпространение на информация, вместо да генерира дискусия или да вземе решение, всъщност нямате нужда от срещата. Така че информацията може да бъде поставена в съобщение, кратък имейл, може да бъде поставена във видеоклип, не е нужно да имате всички в стаята в точно определено време, за да разпространявате информация. Но взимането на решения или генерирането на нови идеи наистина са това, което е добро за срещите. Така че мисля, че искането за дневен ред е наистина голяма част от него, като се уверим, че има ясна цел в края на срещата, това е, което искаме да направим. Наличието на подходящите хора в стаята също е важно. Наистина не можете да имате ефективна среща, ако броят им надвишава 10. Просто е трудно всички да бъдат чути, всеки да има чувството, че мненията му имат значение и се броят. Така че искате да запазите числата, знаете ли, 10 или по-малко. Искаш ли да имаш времева линия. Искам да кажа, че нашето внимание е все по-кратко и по-кратко. И така, когато отивате повече от 60 минути, имам предвид, че вече го натискате на 60 минути. Така че не изминавайте повече от 60 минути. Мисля, че това също е важно.

И намерете начин да обобщите това, за което сте говорили на срещата, и опитвайки се да кажете: „Добре, добре, това е, което решихме, или това са идеите, които генерирахме“, за да кристализира не само това, което срещата постигнато, но също така е вид сигнал към хората, който казва: „Хей, знаете ли какво, не всяка среща трябва да бъде лоша и проблемът не е, че срещите са лоши. Проблемът е, че срещите са неорганизирани. И когато се организират, те могат да бъдат много ефективни инструменти за приключване на работата. “

Брет Маккей: Харесва ми идеята да харесам всички информационни срещи, защото съм бил в организации, където мениджърът е искал да прави или отговорникът е искал просто да има срещи, където просто прекарвате час, където всеки човек просто сортира на докладвани какво се случва. И е като: „Как можеше това да не се направи в имейл?“

Скот Соненшайн: Искам да кажа, каква загуба на време, ако се замислите колко скъпо е това от гледна точка на хората и времето, когато всеки би могъл просто да допринесе за споделянето на документа на устройството, прекара двете си минути в актуализацията и всеки можеше да прекара пет или 10 минути, четейки всичко и да получи същото количество информация. Но срещите за някои хора са по-скоро политически инструмент и те се превръщат в начин да покажат: „Хей, вижте, аз съм важен, защото събранието, което провеждам, вижте колко хора са тук или вижте колко често срещаме.' Но реалността е, че просто убивате радостта от всеки, който отива.

Брет Маккей: Е, Скот, къде могат да отидат хората, за да научат повече за книгата и твоята работа?

Скот Соненшайн: Най-доброто място е моят уебсайт, който е www.scottsonenshein.com, а това е SCOTT, SONENSHEIN, и можете да изтеглите малко информация за всяка от книгите Stretch and Joy at Work, а също така можете да получите и някои безплатни точки по отношение на I ' Имам викторина там, имам няколко ръководства за обсъждане на книги, както и някои статии, които съм писал за тези идеи в различни списания.

Брет Маккей: Фантастично, добре, Скот Соненшайн, благодаря много за отделеното време. За мен беше удоволствие.

Скот Соненшайн: Благодаря ви отново, че ме приехте.

Брет Маккей: Моят гост там беше Скот Соненшайн. Той е съавтор на книгата „Радост в работата“. Налице е на amazon.com и в книжарниците навсякъде, можете да научите повече информация за работата му на неговия уебсайт, scottsonenshein.com. Също така разгледайте нашите бележки за шоуто на aom.is/workdeclutter, където можете да намерите връзки към ресурси, ние се задълбочаваме в тази тема.

Е, това завършва поредното издание на подкаста на AOM. Разгледайте нашия уебсайт на artofmanliness.com, където можете да намерите архивите на нашите подкасти с хиляди статии, които сме писали през годините за почти всичко, за което можете да се сетите. И ако искате да се насладите на епизоди без реклами на подкаста на AOM, можете да го направите в Stitcher premium, да отидете на stitcherpremium.com, да се регистрирате, да използвате кодовата мъжественост при плащане за безплатен месечен пробен период. След като се регистрирате, изтеглете приложението Stitcher на Android iOS и можете да започнете да се наслаждавате на безплатни епизоди на AOM Podcast там. И ако още не сте го направили, ще се радвам, ако отделите една минута, за да ни дадете преглед на подкастите на Apple или Stitcher, това помага много. Ако вече сте го направили, благодаря. Моля, помислете за споделяне на шоуто с приятел или член на семейството, който според вас би извлякъл нещо от него. Както винаги, благодаря за продължаващата подкрепа. До следващия път това е Брет Маккей, който ви напомня не само да слушате подкаст на AOM, но и да приложите това, което сте чули в действие.