Матрицата за решения на Айзенхауер: Как да разграничите спешните и важни задачи и да постигнете истински напредък във вашия живот

{h1}

Понякога чувствате ли, че прекарвате цялото си време в управление на кризи? Че животът ви основно е прекаран в гасене на един пословичен пожар след друг?


В края на деня чувствате ли се напълно изцедени и източени от енергия и все пак не можете да посочите нещо, което сте постигнали, от истинско значение?

Да?


Тогава ти, приятелю, вероятно бъркаш спешното с важното.

И преди сме говорили за многото уроци по лидерство, които могат да бъдат извлечени от живота на Дуайт Д. Айзенхауер. Днес ще говорим за друг - принцип, който го води през цялата му, изключително успешна кариера като генерал и президент:


„Това, което е важно, рядко е спешно и това, което е спешно, рядко е важно.“

По-долу ще разгледаме разликата между онези Айк, направена между тези две много различни неща, и ще разберем как разбирането на „Принципа на решението на Айзенхауер“ може да ви помогне да станете човекът, който искате да бъдете.


Разликата между спешно и важно

Спешно означава, че дадена задача изисква незабавно внимание. Това са задълженията, които викат „Сега!“ Спешните задачи ни поставят в реактивен режим, такъв, белязан с отбранителен, негативен, забързан и тясно фокусиран начин на мислене.

Важно задачите са неща, които допринасят за нашата дългосрочна мисия, ценности и цели. Понякога важните задачи също са спешни, но обикновено не са. Когато се фокусираме върху важни дейности, ние работим в a отзивчив режим, който ни помага да останем спокойни, рационални и отворени за нови възможности.


Това е доста интуитивно разграничение, но повечето от нас често попадат в капана на вярването, че всички неотложни дейности също са важни. Тази склонност вероятно има корени в нашата еволюционна история; нашите предци са се концентрирали повече върху краткосрочните проблеми, отколкото върху дългосрочната стратегия, тъй като склонността към незабавни стимули (като зареждаща саблезъба котка) може да означава разликата между живота и смъртта.

Съвременните технологии (24-часови новини, Twitter, Facebook, текстови съобщения), които постоянно ни бомбардират с информация, само засилиха това дълбоко вкоренено мислене. Нашата технология за стимулиране третира цялата информация като еднакво спешна и наложителна. Twerk-gate на Майли Сайръс получава същата тежест като важните дискусии за политиката на DC.


Ние сме, както твърди авторът Дъглас Рушков, изпитвайки „настоящ шок“ - състояние, при което „живеем непрекъснато, винаги на„ сега “и губим чувството си за дългосрочен разказ и посока. В такова състояние е лесно да се изгуби разграничението между наистина важното и просто неотложното.

Последиците от тази приоритетна слепота са както лични, така и обществени. В собствения си живот ние страдаме от изгаряне и стагнация, а на по-широко ниво нашата култура не е в състояние да реши истински важните проблеми на нашето време.


Матрицата за решения на Айзенхауер

Бизнес мислителят Стивън Кови популяризира принципа на решението на Айзенхауер в своята книга, 7-те навика на високоефективните хора. В тази книга Кови създава матрица за вземане на решения, за да помогне на хората да направят разлика между това, което е важно и не е важно, и кое е спешно и не е спешно. Матрицата се състои от квадрат, разделен на четири полета или квадранти, обозначени по този начин: 1) Спешно / Важно, 2) Не спешно / Важно, 3) Спешно / Не е важно и 4) Не спешно / Не е важно:

Матрицата за решения на Айзенхауер спешно важно.

По-долу подробно разглеждаме всеки квадрант и обясняваме в кой трябва да прекарваме по-голямата част от времето си, ако искаме да бъдем най-добрите и да се възползваме максимално от живота си.

Квадрант 1: Спешни и важни задачи

Задачите от квадрант 1 са едновременно спешни и важни. Те са задачи, които изискват нашето незабавно внимание и също така работят за изпълнение на дългосрочните ни цели и мисии в живота.

Задачите от квадрант 1 обикновено се състоят от кризи, проблеми или срокове.

Ето няколко конкретни примера за спешни и важни задачи:

  • Определени имейли (може да бъде предложение за работа, имейл за нова бизнес възможност, която изисква незабавни действия и т.н.)
  • Краен срок за курсова работа
  • Данъчен срок
  • Съпруга в спешното отделение
  • Двигателят на автомобила изгасва
  • Домакинска работа
  • Имате инфаркт и се озовавате в болницата
  • Обаждате се от директора на вашето дете, казвайки, че трябва да дойдете на среща за поведението му

С малко планиране и организация, много задачи от Q1 могат да бъдат направени по-ефективни или дори елиминирани направо. Например, вместо да чакате до последната минута, за да работите върху курсова работа (като по този начин я превръщате в спешна задача), можете да планирате времето си, така че да сте готови с хартията си една седмица предварително. Или вместо да чакате нещо в къщата ви да се разпадне и да се нуждаете от поправяне, можете да го следвате график на редовна поддръжка.

Въпреки че никога няма да можем напълно да премахнем неотложни и важни задачи, можем значително да ги намалим с малко проактивност и като прекараме повече време в квадрант 2.

Което, разбира се, ни води до ...

Квадрант 2: Не спешни, а важни задачи

Задачите на квадрант 2 са дейностите, които нямат краен срок, но въпреки това ви помагат да постигнете важните си лични, училищни и работни цели, както и да ви помогнат да изпълните цялостната си мисия като мъж.

Задачите за Q2 обикновено са съсредоточени около укрепване на взаимоотношенията, планиране на бъдещето и подобряване на себе си.

Ето някои конкретни примери за Не спешни, но важни задачи:

Според Кови, трябва да се стремим да отделяме по-голямата част от времето си за Q2 дейности, тъй като те са тези, които ни осигуряват трайно щастие, изпълнение и успех. За съжаление има няколко ключови предизвикателства, които ни пречат да инвестираме достатъчно време и енергия в задачи от второто тримесечие:

  • Не знаете какво е наистина важно за вас. Ако нямате представа какви ценности и цели имат най-голямо значение за вас, очевидно няма да знаете за какви неща трябва да отделяте време, за да постигнете тези цели! Вместо това ще се придържате към най-спешните стимули и задачи. Ако смятате, че ви липсва житейска мисия или не сте сигурни кои са основните ви ценности, горещо препоръчвам да прочетете нашите статии за това разработване на житейски план както и определяне на основните ви ценности.
  • Настоящо пристрастие. Както току-що беше обсъдено, всички ние сме склонни да се съсредоточим върху онова, което е най-належащо в момента. Това е нашият режим по подразбиране. Трудно е да се мотивираме да направим нещо, когато няма краен срок над главата ни. Тръгването от тази резервна позиция отнема воля и самодисциплина - качества, които не идват естествено и трябва активно да се култивират и изразяват.

Тъй като дейностите от второто тримесечие не притискат вниманието ни, ние обикновено ги държим завинаги в основата на живота си и си казваме: „Ще стигна до тези неща„ някой ден “, след като се погрижа за тези неотложни неща.“ Дори отлагаме да разберем кое е най-важното в живота, което, разбира се, продължава един цикъл, при който всичко, за което някога се грижим, е най-спешното задължение в нашия списък.

Но „някой ден“ никога няма да дойде; ако чакате да направите важните неща, докато графикът ви се изясни малко, повярвайте ми, когато кажа, че няма. Винаги ще се чувствате толкова заети, колкото сте сега, и ако не друго, животът просто става по-натоварен с напредването на възрастта (поне докато се пенсионирате).

За да преодолеем присъщата ни настояща пристрастност, която ни пречи да се фокусираме върху дейности от квадрант 2, трябва да живеем живота си умишлено и активно. Не можете да управлявате живота си в режим по подразбиране. Трябва съзнателно да решите: „Ще отделя време тези неща да дойдат в ада или много вода.“

Квадрант 3: Спешни и не важни задачи

Задачите на квадрант 3 са дейности, които изискват вниманието ни сега (спешно), но не ни помагат да постигнем целите си или да изпълним нашата мисия (не е важно). Повечето задачи от третото тримесечие са прекъсвания от страна на други хора и често включват подпомагане им да постигнат собствените си цели и да изпълнят собствените си приоритети.

Ето някои конкретни примери за дейности от квадрант 3:

  • Телефонни обаждания
  • Текстови съобщения
  • Повечето имейли (някои имейли могат да бъдат спешни и важни)
  • Колега, който идва до бюрото ви в най-доброто работно време, за да поиска услуга
  • Искане от бивш служител да напише препоръчително писмо от негово име (вероятно е важно за него, но нека го признаем, вероятно не е толкова важно за вас)
  • Мама се качва необявена и иска вашата помощ при домашна работа

Според Кови много хора прекарват по-голямата част от времето си в задачи от Q3, като през цялото време си мислят, че работят в Q1. Тъй като задачите от Q3 наистина помагат на другите, те определено Усещам важно. Освен това те обикновено са и осезаеми задачи, изпълнението на които ви дава чувството за удовлетворение, което идва от проверката на нещо от списъка ви.

Но докато задачите от Q3 може да са важни за другите, те не са важни Вие. Те не са непременно лоши, но трябва да бъдат балансирани с вашите Q2 дейности. В противен случай ще свършите усещане все едно правите много от ежедневието, като в крайна сметка осъзнавате, че всъщност не постигате никакъв напредък в собствените си дългосрочни цели. Това е рецепта за лично разочарование и негодувание към други хора.

Мъжете, които прекарват по-голямата част от времето си в неотложни, но не важни задачи, често страдат от „синдрома на хубавия човек“ и искат постоянно да угаждат на другите за сметка на собственото си щастие.

Ако това сте вие, решението е просто: Станете по-напористи и започнете да твърдо (но учтиво) кажете не на повечето молби.

Квадрант 4: Не спешни и не важни задачи

Дейностите на квадрант 4 не са спешни и не са важни. Те са това, което аз обичам да наричам занимания. Q4 дейностите не са неотложни, нито ви помагат да постигнете дългосрочни цели или да изпълните мисията си като мъж. Те са предимно разсейващи.

Конкретни примери за неспешни и не важни задачи включват:

  • Гледам телевизия
  • Безсмислено сърфиране в мрежата
  • Игра на видео игри
  • Превъртане през Facebook, Twitter, Instagram
  • Хазарт
  • Пазаруване

Мисля, че ако повечето от нас си направят одит на времето, ще открием, че прекарваме необикновено много време за Q4 дейности. Сигурен съм, че повечето от нас имат онези моменти „губя живота си“, след като сме прекарали часове в сърфиране в мрежата и осъзнаваме, че бихме могли да използваме това време, за да преследваме нашите по-облагородяващи цели в живота. Не? Това съм само аз? По дяволите.

Като прагматик, не мисля, че трябва да премахнете изцяло Q4 дейностите от живота си. След особено забързан и натоварен ден, случайното сърфиране в интернет или гледане на любимо телевизионно предаване в продължение на половин час е точно това, което мозъкът ми трябва да декомпресира.

Вместо да се стремите да се освободите напълно от Не спешни и Не важни задачи, опитайте се да отделите много ограничен период от време за тях. 5% или по-малко от вашите будни часове е добра цел.

Бъдете като Айк; Прекарвайте повече време за важни задачи

В сегашния ни шоков свят способността да филтрираме сигнала от шума или да различаваме кое е спешно от това, което е наистина важно, е основно умение, което трябва да притежаваме.

Предизвикателството ми към вас тази седмица е да приложите Матрицата за решения на Айзенхауер към колкото се може повече аспекти от живота ви. Когато се изправите пред решение, спрете и се запитайте: „Правя ли това, защото е важно или го правя, защото е просто спешно?“

Обещавам, докато прекарвате по-голямата част от времето си в не спешни, но важни задачи, ще почувствате подновено усещане за спокойствие, контрол и спокойствие в живота си. Ще почувствате, че постигате истински напредък. Инвестирайки времето си в дейности по планиране / организиране на Q2, можете да предотвратите и премахнете много от кризите и проблемите на Q1, да балансирате исканията на Q3 със собствените си нужди и наистина да се насладите на зеленчуците на Q4, знаейки, че сте спечели останалото. Поставяйки задачите на Q2 за свой основен приоритет, независимо от спешността, досадата или крайния срок, с който сте ударени, ще имате психически, емоционален и физически начин да реагирате положително, вместо да реагирате защитно.

Инструменти, които да ви помогнат

За да ви помогнем да приложите матрицата за решения на Айзенхауер, предлагаме да разгледате следните инструменти.

Eisenhower App. Това е приложение за iPhone, което ви позволява лесно да организирате задачата си според матрицата за решения на Айзенхауер. Имах шанс да си поиграя малко и харесах това, което видях. Не успях да намеря нещо подобно за Android.

Изтеглете работния лист на матрицата за решения на Айзенхауер. Създадох страхотен малък PDF на Eisenhower Matrix Decision, който може да се изтегли безплатно. Разпечатайте една тази вечер и отделете 30 минути за личен размисъл. Направете списък със задачите, за които прекарвате по-голямата част от времето си, и ги разпределете в подходящ квадрант в матрицата. Това ще ви даде приблизителна представа дали отделяте време за дейности, които всъщност са важни.

След като направите това, помислете за начини, по които можете да намалите времето, което отделяте за Q1, Q3 и Q4 задачи и да увеличите времето, което отделяте за Q2 дейности.